書類の第一印象を決める「添え状」の書き方とビジネス用語の解説

就活の添え状、ヘッドレターの書き方

応募書類に「添え状」は入れましょう。採用担当者が添え状にどんなことを思うのか、説明します。添え状のない応募書類は「表紙のないレジュメ」のようなものかもしれません。今回は、添え状とは何か、入れるメリット、添え状の文章の独特に言い回しについて解説していきます。

添え状に書くビジネス用語の解説

下図は実際に僕が使っていた添え状です。

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このように「添え状」はビジネス文書の言い回しで書くのが一般的です。

したがって初めて見る人には聞き慣れない言葉があると思います。簡単に意味の解説を書き込みました。参考にしてみてください。

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次に、もっと詳しく知りたい方のために厳選したサイトを紹介します。

そもそも添え状とは

応募書類を送付する時に表紙として入れる一枚の紙です。新卒、転職、既卒関係なく、全ての応募書類に添え状を入れるよう、おすすめします。添え状がどういうものか、誰もがイメージできる例えをすると、高価な買物をした時に箱に入っている「お買い上げ頂きありがとうございます」のカードみたいなものです。

このカードが必要とまでは言い切れませんが入ってる方が好印象なはずです。添え状も同じように「入ってる方が好印象」です。下記は僕が使っていた添え状です。

添え状に書く内容

1.日付
2.宛先:会社名、部署名、役職名、氏名(様をつけて)
3.差出人名:自分の住所、連絡先(電話番号、メールアドレス)、氏名
4.題名
5.拝啓+時候の挨拶
6.主分(本題)
7.結語(敬具)など
8.記書き
9.以上

出典:送付状の書き方 | 就活の栞

添え状を入れるメリット

ビジネスマナーをアピール

採用担当者は添え状を入れている書類に対して「ビジネスマナーが身に付いている」と感じるようです。なぜなら、ビジネスの世界で書類を送る際のマナーとして「送り状」というカバーレターを添えるのが一般的だから。似た役割の「添え状」が入っていると、ビジネスのルールを理解していると感じられ、応募書類に好感を持つでしょう。

<ビジネスにおける「送付状」>

日本において送付状は、ファックスを送る際、書類の概要を分かりやすく示すと共に、枚数などに漏れが無いことを防ぐことが役割となる。また、企業間においても、書類を送る際には送付状を入れるのが礼儀として一般的であり、ファックス同様に書類の漏れや内容にミスが無いことを防ぐ役割を果たす。

出典:送付状 – Wikipedia

第一印象が良い

人の第一印象は5秒で決まると言われますが、書類の第一印象を決めるのは添え状かもしれません。添え状を入れておけば、入れていないライバルに第一印象で差をつけられます。

添え状を入れる位置は、応募書類一式の一番最初です。まさに書類の第一印象となる場所です。

「添え状」は採用担当者にとっても親切

添え状には自分の連絡先・送った書類の数等を明記します。それらが採用担当者にとって役に立つことがあります。書類を読み「面接をしたい」と電話するとき、添え状を見れば連絡先がすぐに分かります。

連絡先などの情報は、履歴書だけでなく複数箇所に書いているほうが採用担当者が見つけやすくて親切になります。そういった気配りも含めて、選考が行われています。

万が一書類に抜けがあった場合、採用担当者は添え状に明記されている内容を見て、何が足りないのか確かめられます。運良くまだチャンスがあれば、追加で書類を送るよう連絡がきます。

まとめ:添え状はシンプルに分かりやすく

ネットと調べてみると、添え状に志望動機の要約を書くべきという人もいますが、 そこまでやると本当に時間がかかります。僕は「全ての会社に志望動機の要約までは必要ない」と思います。

もしOB訪問をしていたり、座談会に参加したような会社の場合は、色々とネタがあるので書いた方がアピールになりますが、たいていの会社には興味を持った理由をちょっと書くぐらいで十分です。

実際に理由すら書かなくても何度も書類で通過できました。大切なのは、取りあえず添え状を入れることです。添え状は、少しの手間で、たった一枚の紙で、応募書類の印象を良くします。添え状を書いて書類選考の成功率を上げていきましょう。

以上です

by ミケ男