HSPの交流会

HSP交流会の開き方・手順ガイド【主催者向け資料PDF付】

HSPの交流会-やり方と主催方法

HSPが集まる交流会を4回ほど開いてきた繊細過ぎるブロガーが、

主催者がゼロから企画を作り上げるための手順について発信します。

ミケ男
ミケ男
どうも、ミケ男です

僕が初めてHSPの交流会を主催しようと思った時、下記のような不安が押し寄せました。

「企画の手順・やり方が分からない!」

「日程・場所・料金はどうやって決めたらいい?」

「どんなサービスを利用して告知や人数管理すればいいんだ?」

「HSPの自分で本当にできるだろうか?」

未知のことが多すぎて、とにかく不安でした。

この記事では、交流会をゼロから企画して実施するまでの、

僕なりの手順とやり方、おすすめのWEBサービスや告知サイト、集客方法などを紹介します。

最後に、企画で役立つPDF資料も用意したので、よければご活用ください。

では、早速どうぞ!

一番最初に主催者が取り組むこと

まず最初に「自分がなぜ主催したいと思ったのか?」について認識することからスタートしましよう。

これから、考えること・決めることがたくさん発生します。

決断に迷った時、ここで確認した想いがきっと役に立ちます。

僕の場合はこんな感じです。

大阪のHSPの交流会に参加してみて、楽しくて、定期的に参加したかった。

住んでいる神戸に交流会が無いため、神戸にあれば良いなと思った。

主催している人を見て、自分もやってみたいなと心の底では思っていた。

5年以上住んでいる神戸なのに、友達が1人もいなかったので、主催して近所に知り合いができたら楽しいかなとも思った。

「住んでいる街で同じHSPの人と交流できたらラクだし楽しそうだな」というのが僕の”素直な想い”でした。

もちろん「モテたい」「チヤホヤされたい」「小遣いを稼ぎたい」というのもアリだと思います。

人それぞれモチベーションが違うと思うので、自分の素直な動機を確認してみましょう。

HSP交流会を主催する手順

次に、交流会を主催するための大まかな流れ・手順を説明します。

僕はこんな感じでイベントを進めました。

  1. 企画を考える
  2. 場所を選ぶ
  3. 日程を決める
  4. 告知する
  5. 準備物を作成
  6. イベント当日

以下、1つずつ説明します。

主催ステップ①企画を考える

HSPの交流会主催-企画

企画では、イベントの中でやりたいことを明確にしながら、

名称、人数、料金、場所、日程などの基本情報を決めましょう。

僕が自作した企画シートも情報整理に役立つと思うので、ご活用ください。(記事の最後にも添付しています。)

▼HSPイベント企画シート

イベント企画シート

どんな内容にしたいか?

まず、イベントの中でやってみたいことを考えましょう。

例えば、こんな感じです。

  • 参加者全員で語り合いたい
  • 司会として前に立って、場をまとめたい
  • 少人数のグループに分かれて語り合いたい
  • 特定のテーマに特化して、じっくり深く話したい
  • HSS型だけで語り合いたい
  • あえて何も決めず、その場のノリと雰囲気でゆるく交流したい

さらに、やってみたいことを実現するには、どんな形式がベストなのかも考えてみましょう。

  • 「交流会」
  • 「研究会」
  • 「お茶会」
  • 「パーティー」

などです。

僕の企画では、参加者ができるだけ多くの人とじっくり話せる会にしたかったので、

少人数のグループに分かれて語り合う「交流会」をイメージし、下記の内容で企画をスタートさせました。

神戸周辺に住むHSP当事者が、抱えている悩みや不安について語り合うための交流会。

「誰が、何をするための、どんな形式のイベントなのか」

に当てはめると、そのままイベントの内容になると思います。

名前を決める

イベント名は、シンプルで分かりやすいことはもちろん、名前から内容が推測できると良いです。

HSPに関連するイベントなら「HSP」「繊細さん」「ハイリー・センシティブ・パーソン」などの言葉は含ませておけば、

告知サイトやSNSで検索された時にも見つけてもらいやすいでしょう。

自分のニックネームやメディア名などをイベント名にくっつけておくと、他のイベントと被らないですし、覚えてもらいやすいです。

僕も地域名にHSPを含めてシンプルにしました。

神戸HSP交流会 by繊細革命

イベント名を考えるのは楽しいですが、迷い続けていると時間だけが経ってしまうので、

とりあえず(仮)で決めておいて、企画を進めながら再考しても良さそうです。

当日の流れ

当日の流れをざっくり考えておくと、後で会場選びや告知の際に役に立ちます。

僕の企画の場合は、下記のような流れを考えました。

  • 自己紹介
  • 語り合い
  • 休憩
  • 語り合い

と言っても、自己紹介から始まって、休憩をはさむと、だいたい同じような流れになりそうです。

イベント所要時間は1時間半~2時間

イベントの所要時間は2時間前後が一般的です。

HSPの僕は、自分自身がとても疲れやすいので、少しコンパクトに1時間半(90分)にして休憩も10分ほど確保しています。

参加人数は10人以下がおすすめ

最初は10人以下で小さく主催してみるのが良さそうです。

というのも、人数が多いほど問い合わせも増えるので、いきなり20~30人規模は結構大変です。

「たくさん人を集めなければ」というプレッシャーで苦しむのも良くないので、最初はほどほどに設定しましょう。

あと、一度に一緒に話をするなら、5人以下が話しやすいみたいです。

司会進行が得意な人なら、20~30人で一緒に話し合うのも可能だと思います。

僕の場合はそんな力はないので、20人集まったら、5人ずつくらいでグループに分かれて、交流してもらっています。

参加費相場は500~1500円

色々な交流会にも参加してきましたが、一般人の主催するイベントなら「500円~1500円」が相場という感じです。

会場代や自分の人件費も考えれば、1人500円くらいは頂いた方がモチベーションが保てそうです。

でも、参加費は自由に設定して良いと思います。

おつり準備の手間を考えると「130円」のような細かい設定はしない方が良さそうです。

前払いも便利そうですが、キャンセル時の返金処理や振込手数料などを考えると、当日集めるのが一番楽なのかもしれません。

ちなみに僕の企画では「500円」に設定しました。

500円以下で開催したい時

500円以下の良心価格で開催したい場合は、いっそのこと「無料」にしてしまって、当日に寄付を募るというのも手です。

「協力していただける方はお1人150円でも結構ですので、ご支援よろしくお願いします!」などとアナウンスするとスマートでしょう。

主催ステップ②日程を決める

日程も、地味に考えることが多くて大変です。

会場の空き状況で希望の日がとれないこともあるので、3つくらいは候補があるとスムーズです。

以下、日程を決めるヒントを紹介します。

人が集まりやすいのは「休日」

土日などの休日が、人を集めるなら最適です。

平日はどうしても参加者が減ってしまいます。

静かなカフェで落ち着いたイベントなら平日休みの人を狙っても面白いですし、

ママ友会なら人が集まりそうですね。

一応、僕の感覚では、休日は平日の2~3倍人が集まる印象です。

参加しやすい時間帯は14~16時

イベントの時間帯は、午後が参加しやすいという声が多いです。

午前は、遠方から来る人にとって早起きが大変という話を聞きます。

ツイッターでアンケートを取ると「14時~16時」が最も参加しやすいという結果でした。

主催ステップ③場所選び

イベント開催場所を決めるヒントを紹介します。

ねらい目は公共系施設

交流会の会場として一般的なのは貸会議室で、

机やイス、ホワイトボードが用意されていて便利で、ゆっくり落ち着いて話せるのが魅力です。

特にねらい目は利用料金の安い公共系の施設で、民間施設の半分ほどの料金で利用できることもあります。

ただし、公共施設は広報にあまり力を入れないので、地域の施設を一つ一つよく調べる必要があるかもしれません。

施設代がかからない場所

2~3人で開催するなら、カフェなどもおすすめです。

場所代も不要で、飲み物も各自で好きなものを頼めるので、色んな手間が省けます。

カフェはどうしても不特定多数の人が利用するので、落ち着いて話すための場所選び、時間帯選びが重要になると思います。

その他、下記のような貸スペースの検索サービスも活用してみましょう。

スペースマーケット

インスタベース

下見をしておくと安心

どこで開催するにしても、一度は下見しておくと安心です。

会場の広さ、机やイスの配置などを確認することで、リアルにイベントをイメージできると思います。

下見は面倒ですが、アクセスを確認するためにも、外から眺めるだけでもやっておきましょう。

できれば駅近で分かりやすい場所

駅からのアクセスが良くて分かりやすい場所がおすすめです。

遠方から来てくれる人もいるので、土地勘のない人にも分かりやすい場所にすると喜ばれます。

当日、「道に迷った」という問い合わせも減るので、人数が多いイベントほど、分かりやすい場所がおすすめです。

主催ステップ④告知

HSPの主催-告知する

告知は2週間前にはしたい

イベントの告知は「2週間前」には募集をかけた方が良さそうです。

直前すぎると人はなかなか集まらず、逆に早すぎてもイマイチ実感が湧きません。

僕の失敗談ですが、思いつきで1週間を切ってから交流会の募集をかけてしまって、

3日たっても参加者がゼロで不安になり、結局中止したことがあります。

モチベーションを保ちつつ、たくさんの人にイベントの存在を知ってもらうためには、2週間前までには告知しておくのが、とちょうど良いと感じます。

「こくちーずPRO」を活用する

こくちーずPROは、無料のイベント主催者向けサービスです。

無料でイベント主催に必要な機能(募集・予約・キャンセル・支払いまで)が使えます。

こくちーずPROでは予約受付もできて、人数の増減まできちんと管理してくれるので便利です。

ブログやSNSで告知しつつ、予約はこくちーずPROのみで受け付けるようにすれば、人数管理の手間がかかりません。

もちろん、少人数でサクッと主催したいなら、ツイッターなどのSNSのみで集客を済まるのもアリだと思います。

こくちーずPRO

SNSを活用する

SNSの中でも、特にツイッターは不特定多数の人を集めやすいツールだと感じます。

登録していない人はこの機会にアカウントを作ることをおすすめします。

SNSでは、交流会情報を共有してくれる親切な人もいるので、拡散してもらえれば多くの人に認知されるでしょう。

僕の企画では、参加者の半数がツイッターを見て来てくれたということもありました。

告知画像を作る

告知用の画像は、最低でも1つは作っておきましょう。

デザインにそこまで凝る必要はないのですが、「見やすさ、分かりやすさ」は意識してほしいと思います。

僕が入れた方が良いと考えている要素は下記の通りです。

  • イベント名
  • 日時
  • 概要(料金、内容、主催者名)

こくちーずPROを利用する際は、下のようなサイズ設定で画像を作ると、きれいに表示されます。

デザインはペイントや無料ツールで十分だと思いますが、参考までに、

僕が知っているネットで作れる無料デザインツールで「Canva」があります。

グーグルやフェイスブックアカウントがあればすぐ使えて、操作も比較的簡単です。

フォントや背景の種類も豊富で、本格的なデザインソフトが無くても簡単に画像が作れます。

【Canvaで作った画像】

Canva

WEBサイトやブログで信用度UP

自分のサイトやブログがあるなら、イベントについて記事を書いて発信してみましょう。

記事を書くメリットは「どんな人が主催しているのか」を詳しく伝えられることです。

主催者のブログやSNSをじっくり見た上で、参加するかどうかを判断する人も多いので、丁寧に書くほど信頼度がUPするでしょう。

主催ステップ④準備物作成

告知まで終わったら、イベント当日までに用意するものをコツコツ準備しましょう。

  • 当日のスケジュール進行表
  • 名刺
  • 名札を作るならペンやカード…etc

当日はかなり緊張すると思うので、

最低限のタイムスケジュール、やるべきこと、言うべきことをメモなどにまとめておくと安心です。

自分の名刺や、参加者用の名札なども必要なら準備しましょう。

僕が作った当日のスケジュール表(進行表)はこんな感じです。

HSP交流会の進行表

▼何も書き込んでいないシートをPDF化しているので、ご活用ください

当日スケジュール-進行表

主催ステップ⑤当日の進行

準備で作っておいた進行表を持って、当日のイベントに臨みましょう。

早い人だと開始15分前には到着していたりするので、主催者も早めに到着しておくと安心です。

こくちーずPROで予約受付していれば、参加者の名簿を作ることができます。

出欠をきちんと取りたい方は、

こくちーずPRO>マイページ>登録イベント一覧>イベント管理>参加者管理

で印刷しておきましょう。

▼当日、話題のヒントになるような資料も用意したので、是非活用してください

当日のヒント

HSP交流会主催者の工夫・コツ・心構えについて

主催者が知っておきたいちょっとした知識、喜ばれる工夫やコツ、HSP主催者の心構えなどを紹介します。

開催を目標にする

交流会を主催しようとする時に大切なことは、

とにかく「開催」を最低目標にすることです。

知り合いのHSP主催者さんは、1回目の企画は人が集まらなかったため、なんと自分1人だけで開催していました。

でも、その次のイベントでは3~4人ほど集まっていたと思います。

参加者はギリギリまで増える

HSPの僕もそうなのですが、イベントに興味があったとしても、すぐに予約しないHSPは多いです。

たとえ2週間前から告知していても、予約の半数は「開催3日前~当日」に殺到する傾向があると知っておいてください。

先の予定が多いとしんどく感じる人や、直前の体調と相談したい人もいるので、最後まで気長に待ってみましょう。

休憩はいつでもOKとアナウンスする

HSPの人の中には、緊張してお腹を壊しやすい人もいたり、体調に不安がある人もいるかもしれません。

僕も1時間に1回は、外の空気を吸いたいなと思う人間なので、いつでも席を外して良いと言ってもらえると嬉しいです。

「いちいち声をかけなくても自由に途中休憩OK・退室OK」と最初にアナウンスしておくと、それだけで参加者が安心できると思います。

終了時間はできるだけ守る

終了時間になったら、予定通り終了しましょう。

どんなに盛り上がっていても、中には神経がヘトヘトになって疲れている人がいるかもしれません。

逆に、もっと話し足りないという人もいると思います。

もし、まだ自分に余裕あって、会場の利用時間も残っているなら、一旦終了アナウンスをしてから「残りたい人は○○時までお話を続けて大丈夫です」と言うといいかもです。

主催者自身も交流を楽しむ

HSPの主催者ならば、当日は確実に緊張すると思いますが、

緊張しつつも、自分がイベントを楽しむということも忘れずに。

僕は主催した交流会の中で、自分は司会と事務作業に集中しようと考えて、会話に参加しなかったことがあります。

すると、せっかく自分の発信を見て集まってくれた人と話ができず、心理的な距離も埋まらずで、すごくもったいないと感じました。

イベントをやっていく中で、違和感やモヤモヤを感じた時は、最初の

”自分の素直な想い”

を忘れていないか、ぜひ確認してみてください。

参加者も楽しめて、主催者自身も楽しめるイベントが一番だと僕は思っています。

まとめ

自分が取り組みやすい方法が一番なので、この記事の内容は

「こんな方法もあるんだ、こういう視点もあるんだ」

という参考にしてください。

また、無理して主催者になる必要もないし、主催し続ける義務もないです。

僕はこの記事を書いている瞬間も、主催する元気は無いけどHSPの交流会には参加したい、という気分です。

「近所で誰か交流会やってほしいなぁ」と願いながらキーボードを叩いています。

誰かが主催して、その人が疲れたらまた別の誰かがやって、という感じで、交流会の輪がユルく、長く、ジワジワと広がってほしいです。

HSPが生きづらい世の中ですが、

主催者さんが増えていって、当事者同士の交流の輪が広がっていって、HSPが安心できる居場所がもっともっと増えていくと良いなと思います。

この記事で、そんな輪が広がっていけば良いなと思うので、役に立つなと思ったら、SNSなどでシェアしてもらえたら嬉しいです。

HSPの交流会 主催者向けのPDF資料

企画に役立ちそうな資料を作ったので、ご活用ください。

イベント企画シート

イベント企画シート

当日スケジュール(進行表)

当日スケジュール-進行表

イベント当日のヒント

当日のヒント

具体的なイベントの詳細は、僕が過去に主催したイベントを参考までに。

神戸HSP交流会(by繊細革命)

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HSPは5人に1人が持つ気質で、このような特徴があります。

  • 5感(光、音、臭い、カフェイン等)が敏感
  • 感受性が強く、傷つきやすい
  • 人間関係で消耗し、人込みや集団が苦手
  • 音楽や芸術に心を惹かれる
  • 病気ではないのにいつも生きづらい

生きづらさの理由はHSPかも…と思ったらコチラの記事で診断チェックができます。

HSPについて詳しくはコチラ>>「HSP」とは?超繊細な当事者が教える特徴・診断・対処法まとめ

手っ取り早くHSPのオススメ本が知りたい人は「繊細さんの本」を、自信を持って推薦します。

参考記事:【HSPが読むべき1冊】7冊読み推薦する日本人HSP当事者の「繊細さんの本」

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